ALGEMENE VOORWAARDEN
Art. 1
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
a) Evenement: een evenement dat wordt georganiseerd door Extreme Challenges B.V.;
b) Organisatie: Extreme Challenges B.V.;
c) Deelnemer: inschrijver/deelnemer aan een evenement dat wordt georganiseerd door Extreme Challenge B.V., de persoon waarop de overeenkomst aan de zijde van afnemen betrekking heeft.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten welke door Organisatie met derden worden gesloten, een en ander in de meest ruime zin van het woord, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Indien Organisatie niet steeds de strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, brengt dit niet met zich mee dat deze voorwaarden niet van toepassing zouden zijn of dat Organisatie het recht zou verliezen om in toekomstige, al dan niet soortgelijke, gevallen de strikte naleving van deze voorwaarden te verlangen.
Iedere deelnemer wordt individueel ingeschreven ongeacht of hij individueel dan wel in groepsverband deelneemt. Deze algemene voorwaarden gelden voor individuele en voor groepsdeelneming, dus voor iedereen die deelneemt.
Art. 2
Deelnemer aan het Evenement, georganiseerd door Organisatie, is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en zal zich onthouden van elke handeling die een gevaar vormt voor de veiligheid en gezondheid van de andere deelnemers of van derden. Elke als zodanig te kenmerken handeling levert volledige aansprakelijkheid op jegens gedupeerde(n).
Art. 3
Deelnemer realiseert zich dat overland reizen gevaarlijk kan zijn en dat er een kans bestaat op persoonlijk letsel, diefstal, oplichting en beschadiging van persoonlijke eigendommen. Deelnemer verdiept zich in de actuele situatie van de te doorkruisen landen en verklaart op de hoogte te zijn van actuele berichtgeving en geldende reisadviezen (www.minbuza.nl) omtrent de landen welke door Deelnemer worden aangedaan, zowel voorafgaand als gedurende de reis.
Art. 4
Deelnemer realiseert zich dat het Evenement geen enkel competitief element in zich draagt, mits anders omschreven en expliciet duidelijk gemaakt door de Organisatie. In beide situaties geldt dat overschrijding van de maximaal toegestane snelheid en geldende nationale en lokale verkeersregels strikt is verboden en kan leiden tot uitsluiting van het Evenement. Deelnemer wordt geacht op de hoogte te zijn van alle van toepassing zijnde wettelijke regels en voorschriften die van kracht zijn in de landen welke door het Evenement worden aangedaan. Hieronder wordt onder andere, derhalve niet limitatief, verstaan:
a) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot de staat van het voertuig dat door Deelnemer wordt gebruikt;
b) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het gebruik van het voertuig dat door Deelnemer wordt gebruikt;
c) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het gebruiken en vervoeren van drugs en alcohol;
d) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het binnenkomen en het verlaten van het desbetreffende land.
Art. 5
Deelnemer realiseert zich dat er in de landen die door het Evenement worden aangedaan andere gebruiken en gewoonten heersen dan in West- Europa. Deelnemer zal respect tonen voor deze gebruiken en gewoonten. Dit omvat ook respect voor de natuur.
Art. 6
Deelnemer dient zich erin te schikken indien Organisatie, douane of iedere andere officiële instantie bepaalt dat een land en/of vooraf bepaalde routes worden doorkruist middels een konvooi en onder begeleiding van een escort. Deelnemer zal zich niet afsplitsen van het konvooi. De instructies van het escort zullen worden opgevolgd zodat een goed verloop van het escort wordt gewaarborgd. De gevolgen van een mogelijke afsplitsing van het konvooi voor de Deelnemer zelf of voor andere deelnemers is volledig de verantwoordelijkheid van Deelnemer. Schade jegens overige deelnemers en Organisatie vanwege afsplitsing van het konvooi kan op betreffende Deelnemer worden verhaald.
pagina 1/5
Art. 7
Deelnemer moet zelf een weloverwogen inschatting maken van de risico’s dat een Evenement met zich meebrengt. Deelnemer zal zelf zorgdragen voor een minimalisatie van mogelijke risico’s zowel voor zichzelf als voor derden. De mogelijke risico’s die men tijdens een Evenement kan lopen kunnen zijn, maar zijn echter niet beperkt tot;
a) Persoonlijk letsel van de Deelnemer veroorzaakt door een ongeluk, ziekte of andere mogelijke oorzaken;
b) Persoonlijk letsel of schade aangericht aan derden vanwege nalatigheid van de Deelnemer of andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaken;
c) Verlies of diefstal van materiële zaken vanwege nalatigheid van de Deelnemer of andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaken;
d) Financiële schade vanwege nalatigheid van de Deelnemer of zijn/haar teamgenoot, betrokken zijn bij een ongeluk, mechanische gebreken van het voertuig, ziekte, of iedere andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaak;
e) Gebrekkige medische instanties en andere instanties in vergelijking met de gangbare Europese standaarden;
f) Oorlogshandelingen of politieke instabiliteit;
g) Religieuze gebruiken, politieke en juridische systemen die verschillen van het land van herkomst van de Deelnemer;
h) Gevangenschap of ieder andere vorm van vrijheidsberoving, bijv. vanwege het schenden of op verdenking van het schenden van de lokale vigerende wetgeving, tradities of lokale gebruiken;
i) Langere of kortere reistijd omdat het Evenement door welke voorziene of onvoorziene omstandigheid langer of juist korter duurt dan aanvankelijk is gepland.
Art. 8
Één van de voorwaarden voor toelating tot een land dat mogelijke door het Evenement wordt aangedaan kan zijn dat indien een voertuig wordt ingevoerd door Deelnemer, het weer moet worden uitgevoerd door dezelfde Deelnemer. Indien zich (mechanische) gebreken aan het voertuig voordoen of alle andere al dan niet aan Deelnemer te wijten oorzaken, en het betreffende voertuig niet meer het land kan worden uitgevoerd, dan is dit de volledige verantwoordelijkheid van Deelnemer. Organisatie zal ondersteunen in de repatriëring van het voertuig. Indien wordt getracht het land te verlaten zonder het voertuig waarmee Deelnemer het land is binnengegaan, kan dit in strijd zijn met de wetgeving van het desbetreffende land en kan men worden aangeslagen voor wat betreft invoerrechten, het betalen van boetes of op andere wijze worden bestraft.
Art. 9
Het is nadrukkelijk aangeraden, en in geval gebruik van eigen voertuig dat is ingebracht en/of eigendom is van Deelnemer, dat elke Deelnemer van het Evenement:
a) Beschikt over voldoende uitrusting en reserveonderdelen om ieder autotechnisch probleem dat men onderweg tegen kan komen het hoofd te bieden;
b) Voldoende kennis en training heeft genoten inzake eerste hulpverlening en beschikt over de juiste medische uitrusting om in geval van enig letsel veroorzaakt door nalatigheid of enige andere oorzaak bij zichzelf, andere deelnemers of derden, eerste hulpverlening te kunnen bieden;
c) Beschikt over adequate verzekeringen ter dekking van alle voorzienbare en onvoorzienbare risico’s of gebeurtenissen;
d) Volledige informatie bij zich draagt met contactinformatie omtrent familie, andere deelnemers, ambassades en consulaten van de landen die worden aangedaan door het Evenement;
e) Voldoende persoonlijke medicatie mede neemt en voorzorgsmaatregelen treft dat deze medicatie op spoedige wijze kan worden verkregen bij verlies of diefstal van deze medicatie;
f) Te allen tijde beschikt over een mobiele telefoon waarbij wordt zorggedragen dat men de beschikking krijgt over de nummers van andere meereizende
pagina 2/5
deelnemers. Aangeraden wordt dat Deelnemer bij zijn provider controleert of de mobiele telefoon functioneert in de mogelijke landen die worden aangedaan door het Evenement;
g) Beschikt over voldoende financiële middelen teneinde (een verlenging van) de geplande reistijd te kunnen bekostigen.
Art. 10
Deelname aan het Evenement is op persoonlijke titel en is niet overdraagbaar aan derden, tenzij er sprake is van overmacht (bijv. ziekte). In dat geval kan tijdig en schriftelijk toestemming worden gevraagd aan Organisatie voor het overdragen van de inschrijving. Organisatie is bevoegd te oordelen of zij hiermee akkoord kan gaan, onder meer afhankelijk van bijvoorbeeld, maar niet gelimiteerd tot, het kunnen aanpassen van de benodigde documenten en permits. Eventuele meerkosten die hierdoor (kunnen) ontstaan worden in dat geval doorbelast aan Deelnemer. Het is Deelnemer en haar team verboden passagiers in het deelnemende voertuig toe te laten die zich niet formeel hebben aangemeld, geregistreerd en zijn toegelaten door Organisatie, op straffe van uitsluiting van deelname van Deelnemer en haar team aan het Evenement.
Art. 11
Er kunnen geen rechten worden ontleend aan alle door of namens Organisatie verstrekte informatie (inclusief de op de website geplaatste informatie, brochures en informatie verstrekt tijdens correspondentie of iedere andere vorm van communicatie). Hoewel Organisatie hierbij de nodige zorgvuldigheid zal betrachten, is Organisatie niet verantwoordelijk voor het geval deze informatie onjuist of onvolledig blijkt te zijn.
Art. 12
Deelnemer kan zelf actief op zoek gaan naar media die aandacht willen besteden aan zijn/haar deelname aan het Evenement. Indien Deelnemer landelijke en/of internationale media wil benaderen, dan wordt Deelnemer verzocht hierover vooraf contact op te nemen met Organisatie. Het is Deelnemer niet toegestaan om zonder toestemming van Organisatie media-afspraken te maken die een TV programma(item)of documentaire over de (deelname aan de) het Evenement aangaan.
Art. 13
Deelnemer geeft toestemming om te worden gefotografeerd en/of gefilmd in het kader van publiciteit over het Evenement en zal hieraan zijn/haar medewerking verlenen. Deelnemer geeft toestemming voor het gebruik van zijn/haar naam, beeldmateriaal, stem en biografisch materiaal in kader van media aandacht, publiciteit en overige overkoepelende promotionele activiteiten vanuit Organisatie. Alle beeldmaterialen en media aandacht van het Evenement en alle copyright blijven eigendom van Organisatie. Mits mogelijke publicatie in de media van beeldmateriaal van Deelnemer door Deelnemer niet gewenst is moet dit vooraf door Deelnemer schriftelijk worden aangegeven bij de Organisatie.
Art. 14
Vrijwaring, schadeloosstelling en verklaring van afstand. Door deelname aan het Evenement, verklaart Deelnemer:
a) Dat hij/zij ten minste 18 jaar oud is en in bezit van een geldig (internationaal) rijbewijs;
b) Dat hij/zij op de hoogte is van de risico’s die deelname aan de het Evenement met zich meebrengt en dat hij/zij volledig op eigen risico deelneemt;
c) Dat hij/zij in goede (mentale en fysieke) gezondheid en in voldoende fysieke conditie verkeert om deel te nemen aan het Evenement;
d) Dat hij/zij afstand doet van elk recht op vordering tegen Organisatie, inclusief aan haar gelieerde ondernemingen, directeuren, functionarissen, vertegenwoordigers, aandeelhouders en werknemers, op grond van schade geleden tijdens of ten gevolge van de het Evenement;
e) Dat hij/zij afstand doet van elk recht op vordering tegen sponsors en leveranciers van het Evenement en Organisatie, inclusief hun gelieerde eenheden, directeuren, functionarissen, vertegenwoordigers, aandeelhouders en werknemers, op grond van schade geleden tijdens of ten gevolge van het Evenement;
f) Dat hij/zij persoonlijk afstand doet van elk recht op schadeloosstelling door bovengenoemde ondernemingen en personen, namens zichzelf, zijn/haar echtgeno(o)t(e), zijn/haar partner, erfgenamen, agenten of werknemers indien hij/zij op enige wijze gewond raakt of overlijdt ten gevolge van deelname aan de het Evenement;
g) Dat hij/zij erkent dat Organisatie het recht heeft om, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid hem/haar uit te sluiten van deelname (betalingen worden niet gerestitueerd).
pagina 3/5
Art. 15
In geval van overmacht heeft Organisatie de keuze de uitvoering van de overeenkomst op te schorten dan wel ontbonden te verklaren. Onder overmacht worden onder andere, derhalve niet limitatief, omstandigheden dan wel invloeden van buitenaf verstaan die het houden van het Evenement onmogelijk maken zoals,
a) natuurrampen, oorlogshandelingen, terrorisme en politieke onlusten;
b) weeromstandigheden die van dien aard zijn, dat het onder meer niet verantwoord is deel te nemen aan het verkeer en daartoe een officiële waarschuwing is afgegeven;
c) omstandigheden die Organisatie onmogelijk maken het Evenement op een veilige manier te laten plaatsvinden.
Art. 16
Deelnemer wordt geacht zich tijdens het Evenement met respect op te stellen jegens derden. Organisatie is niet aansprakelijk voor het handelen van Deelnemer. Bij diefstal van eigendommen van Organisatie, of bij ander wangedrag is Organisatie bevoegd Deelnemer en zijn/haar team per direct uit te sluiten van het Evenement, zonder restitutie van deelnamekosten.
Art. 17
De organisatie van het Evenement wordt uitsluitend en exclusief beheerd door de Extreme Challenges B.V., welke als rechtspersoon de enige representant vormt.
Art. 18
Op het beeldmerk en alle gerelateerde uitingen, onder meer het bedrukken van kleding, van het Evenement rusten copyrights. Het is niet toegestaan het beeldmerk van het Evenement en Organisatie op enigerlei wijze te kopiëren en/of te gebruiken voor eigen uitingen, websites of anderszins.
Art. 19
Sponsorwerving door Deelnemer beperkt zich tot sponsoring van de eigen auto (als deelnemer aan het Evenement) en mogelijk fondsenwerving ten behoeve van het goede doel. Afspraken met sponsors die zich overkoepelend willen verbinden aan het Evenement kunnen alleen via Organisatie tot stand komen. Het is Deelnemer onder meer niet toegestaan, zonder schriftelijke toestemming van Organisatie, productintroducties voorafgaand of tijdens het Evenement te ondersteunen.
Art. 20
Afhankelijk van het aard van het Evenement, en mits anders voorgeschreven door Organisatie, houdt Deelnemer gedurende het Evenement beide voorzijdeuren, sunstrip op de voorruit, motorkap en zijspiegels vrij ten behoeve van de officiële organisatie en partner stickers. Het is mogelijk het eigen voertuig te laten voorzien van een volledige wrap (bestickering), mits hiervoor schriftelijk toestemming is gevraagd aan en verleend door Organisatie. Deelnemer zal worden voorzien van instructies met betrekking tot het verwerken in het design van het Evenement beeldmerk en het beeldmerk van betrokken partners.
Art. 21
Het is Deelnemer niet toegestaan zich vooraf, tijdens of na afloop van het Evenement voor te doen als vertegenwoordiger van Organisatie of namens Organisatie op te treden.
Art. 22
Deelnemer wordt geacht tijdig en op aanwijzing van Organisatie persoonlijke gegevens en documenten te verstrekken aan Organisatie die nodig zijn voor het aanvragen van benodigde visa, vergunningen en andere documenten die deelname het Evenement mede mogelijk maakt. Bij het niet tijdig aanleveren en/of verstrekken van incomplete of onjuiste dan wel ongeldige gegevens en documenten is Organisatie bevoegd Deelnemer en het betreffende team per direct uit te sluiten van het Evenement, zonder restitutie van de deelnamekosten. Alle persoonlijke informatie en documentatie wordt vertrouwelijk behandeld en zal niet aan derden worden verstrekt, behalve in het kader van de voorbereidingen van het Evenement.
pagina 4/5
Art. 23
Deelnemer wordt geacht op tijd en op aanwijzing door Organisatie bij door Organisatie aangegeven essentiële plaatsen aanwezig te zijn zoals, echter niet beperkt tot, overnachtingplaatsen, grensovergangen en transportdepots. Bij het niet tijdig aanwezig zijn is betreffende Deelnemer er zelf verantwoordelijk voor zich wederom bij de groep te voegen. Schade en kosten die hierdoor ontstaan komen uitsluitend ten laste van betreffende Deelnemer.
Art. 24
Deelnemer wordt geacht op de vertrekdag aanwezig te zijn op de door Organisatie aangewezen locatie en tijd. Bij het vertrek wordt een mondelinge briefing gegeven en een schriftelijke briefing uitgereikt omtrent de laatste situatie zoals bekend bij Organisatie. Bij afwezigheid tijdens het gezamenlijke vertrek, door welke omstandigheden dan ook, is Deelnemer zelf verantwoordelijk voor het bemachtigen van de betreffende briefing en andere relevantie informatie die op de dag van vertrek door Organisatie wordt verstrekt.
Art. 25
De gepubliceerde deelnamekosten betreft een team bestaande uit 2 personen, tenzij anders aangegeven. Deze som is uitsluitend inclusief de diensten en voorzieningen zoals in het programma vermeld. Alle andere kosten, echter niet beperkt tot, voor bijvoorbeeld brandstof, verzekering, parkeergeld, overtredingen, eten en drinken (voorzover niet in het programma opgenomen) zijn voor rekening van Deelnemer. Extra personen aan een team toevoegen is mogelijk tegen meerprijs, echter beperkt tot maximaal vier deelnemers per team. Indien Deelnemer en het team zich niet aan het maximaal aantal deelnemers houdt, behoudt
Organisatie het recht het team uit te sluiten van deelname aan het Evenement. Uitzondering op het maximaal aantal vastgestelde deelnemers per team is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van Organisatie.
Art. 26
Na inschrijving volgt een factuur voor aanbetaling van 10% van de deelnamekosten, dan wel de factuur volgens de offerte voor zover anders is geoffreerd. Deelnemer ontvangt een factuur voor het restant van de deelnamekosten uiterlijk zes (6) weken na datum factuur aanbetaling. Iedere factuur moet worden betaald binnen tien (10) dagen na factuurdatum. De volledige deelnamekosten moeten uiterlijk twaalf (12) weken voor de dag van vertrek in het bezit zijn van Organisatie. Indien Deelnemer zich korter dan twaalf (12) weken voor vertrek inschrijft, dient het gehele notabedrag direct te worden voldaan per (telefonische) overboeking op de bankrekening van Organisatie.
Art. 27
Annuleringen dienen schriftelijk aan Organisatie gemeld te worden. Bij annulering door Deelnemer is Organisatie gerechtigd 100% van de totale deelnamekosten in rekening te brengen, zonder restitutie van reeds voldane deelnamekosten
Art.28
Indien tijdens het Evenement gebruik wordt gemaakt van huurauto's, ticketservices of andere diensten van derden, gelden hiervoor de Algemene Voorwaarden van de betreffende partners. Hieronder kan worden verstaan, echter niet beperkt tot, eigen risico, deposits en eventuele service fees.